Fakturahantering – Allt du behöver veta om fakturor

Den som har ett företag, och säljer något, varor eller tjänster, kommer förr eller senare i kontakt med fakturor. Att fakturan är ett sätt att få in betalning för sina varor är en sak, men den har också andra funktioner, som att till exempel vara underlag för momsredovisningen och också vara ett bokföringsverifikat.

Därför är det viktigt att fakturan utformas korrekt, och innehåller alla de detaljer som den ska innehålla, här nedanför går vi igenom det du behöver veta om fakturor.

Mycket att komma ihåg

Det finns massor av måsten, då det gäller innehållet på en faktura. På alla fakturor måste fakturadatum (det vill säga det datum då fakturan ställs ut) finnas angivet. Säljarens/företagets momsregistreringsnummer och varornas eller tjänsternas omfattning/antal är också viktiga punkter som måste finnas på en faktura.

faktura

Fakturanummer

Varje faktura måste också ha ett fakturanummer. Detta nummer ska vara unikt, och får alltså inte vara företagsägarens personnummer. Det är nämligen ganska vanligt att ägare av enskild firma använder sitt personnummer som fakturanummer, men om man gör så måste man också lägga till ett löpnummer. Om man inte gör det kan det komma att finns flera fakturor med samma fakturanummer vilket alltså inte är tillåtet. För att se ett exempel på hur man kan utforma fakturaunderlag hittar du en fakturamall på den sidan.

Säljarens och köparens namn

Både säljarens och köparens namn ska finnas med, och det är viktigt att de skrivs rätt. Med tanke på eventuella avdrag eller liknande måste man vara noga med att ange köparens fullständiga namn, och förkortningar godkänns för det mesta inte.

Fakturan avser

Fakturan ska tala om vad den avser, det vill säga vilken/vilka varor och tjänster som ska betalas, deras omfattning samt det datum de såldes eller utfördes. Enhetspris exklusive moms ska anges, den aktuella skattesatsen och den moms som ska betalas, i de fall där det inte handlar om en momsfri försäljning.

Förenklad faktura

I vissa fall kan man få använda sig av en förenklad faktura, som till exempel, när försäljningsbeloppet inte överskrider 2000 kr. Om man säljer till andra länder får man dock inte använda förenklad faktura, inte ens om försäljningen sker inom EU.

En förenklad faktura har inte lika många punkter som måste finnas med. På denna faktura räcker det med att ange fakturadatum, säljarens identifiering, en beskrivning av de varor eller tjänster som levererats samt den moms kunden ska betala, eller uppgifter som gör det möjligt för kunden att räkna ut denna moms. Naturligtvis anger man också det totala beloppet, inklusive moms på sin faktura, så kunden vet hur mycket han eller hon ska betala.

Det finns alltså klara regler för hur en faktura ska utformas, men exakt hur den enskilda fakturan ska se ut beror både på hur stort belopp det handlar om, och vilken typ av företag det är som fakturerar. För att inte riskera att betalningar försenas, eller rent av uteblir, är det viktigt att fakturan utformas korrekt. Skulle det vara så att kunden struntar helt i att betala är det klokaste du kan göra att sälja fakturorna till ett finansbolag.

Många företag och andra, som måste redovisa sina betalningar struntar helt enkelt i att betala, och skickar tillbaka felaktiga fakturor. Detta för att betalningen inte kommer att godkännas i deras bokföring och redovisning om fakturan inte är rätt utformad. Så för att underlätta för kunderna, och också för att undvika problem med betalningar, är det alltså viktigt att hålla reda på vilka regler som gäller vid fakturering. Många tycker att detta är krångligt att hantera, och då finns det hjälp att få. Det finns många bokförings- och redovisningsföretag som åtar sig att hantera både bokföring och fakturering.

Allt fler företag hjälper till med faktureringen

Att ta professionell hjälp med bokföringen är ganska vanligt både bland små, enskilda firmor och större företag. Däremot är det kanske inte, än så länge, så vanligt att man låter någon annan ta hand om fakturorna.

Det växer idag också upp allt fler så kallade factoringföretag. Dessa är specialiserade på att hantera sina kunders fakturor, från utskrift tills pengarna är inbetalade. Om man anlitar denna hjälp behöver man, som företagare, över huvud taget inte bry sig om fakturahanteringen. Man lämnar över de krav som finns till factoringföretaget, och de skickar ut fakturor, bevakar betalningar och sköter också eventuella påminnelser. Med speciella avtal kan företagaren få betalt för sin faktura redan innan kunden har betalat, vilket kan vara mycket bra då företaget behöver få in pengar snabbt. Men, denna tjänst kostar naturligtvis mer, och man får aldrig ut hela fakturavärdet.

Om man är beredd att betala mer, då kan man helt köpa sig fri från risken att en faktura inte betalas, och få pengarna direkt när man lämnar över kravet. Det gäller dock att vara noggrann i sin granskning när man väljer factoringföretag, så att man väljer någon som hanterar kunderna på ett bra sätt.