Fakturahantering – Allt du behöver veta om fakturor

Den som har ett företag, och säljer något, varor eller tjänster, kommer förr eller senare i kontakt med fakturor. Att fakturan är ett sätt att få in betalning för sina varor är en sak, men den har också andra funktioner, som att till exempel vara underlag för momsredovisningen och också vara ett bokföringsverifikat.

Därför är det viktigt att fakturan utformas korrekt, och innehåller alla de detaljer som den ska innehålla, här nedanför går vi igenom det du behöver veta om fakturor.

Mycket att komma ihåg

Det finns massor av måsten, då det gäller innehållet på en faktura. På alla fakturor måste fakturadatum (det vill säga det datum då fakturan ställs ut) finnas angivet. Säljarens/företagets momsregistreringsnummer och varornas eller tjänsternas omfattning/antal är också viktiga punkter som måste finnas på en faktura.

faktura

Fakturanummer

Varje faktura måste också ha ett fakturanummer. Detta nummer ska vara unikt, och får alltså inte vara företagsägarens personnummer. Det är nämligen ganska vanligt att ägare av enskild firma använder sitt personnummer som fakturanummer, men om man gör så måste man också lägga till ett löpnummer. Om man inte gör det kan det komma att finns flera fakturor med samma fakturanummer vilket alltså inte är tillåtet. För att se ett exempel på hur man kan utforma fakturaunderlag hittar du en fakturamall på den sidan.

Säljarens och köparens namn

Både säljarens och köparens namn ska finnas med, och det är viktigt att de skrivs rätt. Med tanke på eventuella avdrag eller liknande måste man vara noga med att ange köparens fullständiga namn, och förkortningar godkänns för det mesta inte.

Fakturan avser

Fakturan ska tala om vad den avser, det vill säga vilken/vilka varor och tjänster som ska betalas, deras omfattning samt det datum de såldes eller utfördes. Enhetspris exklusive moms ska anges, den aktuella skattesatsen och den moms som ska betalas, i de fall där det inte handlar om en momsfri försäljning.

Förenklad faktura

I vissa fall kan man få använda sig av en förenklad faktura, som till exempel, när försäljningsbeloppet inte överskrider 2000 kr. Om man säljer till andra länder får man dock inte använda förenklad faktura, inte ens om försäljningen sker inom EU.

En förenklad faktura har inte lika många punkter som måste finnas med. På denna faktura räcker det med att ange fakturadatum, säljarens identifiering, en beskrivning av de varor eller tjänster som levererats samt den moms kunden ska betala, eller uppgifter som gör det möjligt för kunden att räkna ut denna moms. Naturligtvis anger man också det totala beloppet, inklusive moms på sin faktura, så kunden vet hur mycket han eller hon ska betala.

Det finns alltså klara regler för hur en faktura ska utformas, men exakt hur den enskilda fakturan ska se ut beror både på hur stort belopp det handlar om, och vilken typ av företag det är som fakturerar. För att inte riskera att betalningar försenas, eller rent av uteblir, är det viktigt att fakturan utformas korrekt. Skulle det vara så att kunden struntar helt i att betala är det klokaste du kan göra att sälja fakturorna till ett finansbolag.

Många företag och andra, som måste redovisa sina betalningar struntar helt enkelt i att betala, och skickar tillbaka felaktiga fakturor. Detta för att betalningen inte kommer att godkännas i deras bokföring och redovisning om fakturan inte är rätt utformad. Så för att underlätta för kunderna, och också för att undvika problem med betalningar, är det alltså viktigt att hålla reda på vilka regler som gäller vid fakturering. Många tycker att detta är krångligt att hantera, och då finns det hjälp att få. Det finns många bokförings- och redovisningsföretag som åtar sig att hantera både bokföring och fakturering.

Allt fler företag hjälper till med faktureringen

Att ta professionell hjälp med bokföringen är ganska vanligt både bland små, enskilda firmor och större företag. Däremot är det kanske inte, än så länge, så vanligt att man låter någon annan ta hand om fakturorna.

Det växer idag också upp allt fler så kallade factoringföretag. Dessa är specialiserade på att hantera sina kunders fakturor, från utskrift tills pengarna är inbetalade. Om man anlitar denna hjälp behöver man, som företagare, över huvud taget inte bry sig om fakturahanteringen. Man lämnar över de krav som finns till factoringföretaget, och de skickar ut fakturor, bevakar betalningar och sköter också eventuella påminnelser. Med speciella avtal kan företagaren få betalt för sin faktura redan innan kunden har betalat, vilket kan vara mycket bra då företaget behöver få in pengar snabbt. Men, denna tjänst kostar naturligtvis mer, och man får aldrig ut hela fakturavärdet.

Om man är beredd att betala mer, då kan man helt köpa sig fri från risken att en faktura inte betalas, och få pengarna direkt när man lämnar över kravet. Det gäller dock att vara noggrann i sin granskning när man väljer factoringföretag, så att man väljer någon som hanterar kunderna på ett bra sätt.

Vilka företagsformer finns?

Företagande är något som finns med i livets önskedröm hos en hel del människor. Att få driva sitt eget företag, och helt enkelt känna att man jobbar för sig själv, är en tanke som hos en del bara förblir en tanke och en dröm, medan andra faktiskt gör en helomvändning i livet, och förverkligar sin dröm.

Företagsformer

En av de stora drivkrafterna är att trivas och ha kul på jobbet, och att i bästa fall få syssla med något man brinner för.

Att starta ett företag är inte helt enkelt, men det behöver egentligen inte vara så svårt att man för den skull avstår. Det krävs förstås en hel del planering, och att man sätter sig in i vilka regler och bestämmelser som finns. För en del verksamheter krävs tillstånd eller registrering, men för sådant går det alltid att hitta information. Man kan vända sig till myndigheterna, till branschorganisationen, eller helt enkelt söka på nätet.

Vilka företagsformer finns?

Företagande kan ske i många olika företagsformer. Man kan ha en enskild firma, handelsbolag, aktiebolag, enkelt bolag eller en ekonomisk förening. Vilken form av företag man väljer beror på vilken verksamhet som ska bedrivas, och hur förutsättningarna ser ut.

Enskild näringsverksamhet

För den som startar ett eget företag ensam kan enskild näringsverksamhet vara en lämplig företagsform. I detta företag driver man, som privatperson och ensam ägare, företaget, och man har också det fulla ansvaret. I en enskild firma finns det ingen tydlig gräns mellan ägaren och företaget.

Den enskilde näringsidkaren är ingen juridisk person, och som organisationsnummer för företaget används i den enskilda firman ägarens personnummer. Detta betyder att ägaren är ansvarig för företagets skulder och åtaganden, och om man exempelvis hyr en lokal, är det ägaren som står för hyreskontraktet, och inte företaget. Fattas det pengar i företaget är det ägaren som måste betala de skulder som finns. Även om den enskilda firman drivs av en enda person, kan man naturligtvis ha anställda. Vid första anställningen ska näringsidkaren registrera sig som arbetsgivare. Många företager som har denna företagsform upplever att deras klienter är mindre benägna att betala i tid eftersom att man antar att det personen på egen hand inte kan trycka på för att hämta in pengarna som klienten är skyldig till företagaren. Det absolut bästa sättet att komma tillrätta med detta är att sälja sina fakturor till ett finansbolag som erbjuder den tjänsten. Ett företag som hjälper dig med det är Qvido.se som hjälper företagare att komma i kontakt med finansbolag som erbjuder factoringtjänster.

Handelsbolag och kommanditbolag

Om det är mer än en person som startar ett företag, kan ett handelsbolag eller ett kommanditbolag vara den bästa lösningen. Precis som vid bildandet av enskild firma ställs inget krav på eget kapital vid denna bolagsform. Men, istället för att en enda ägare är ansvarig för företaget, är det i denna bolagsform delägarna tillsammans, som solidariskt delar ansvaret för företagets skulder. Om man, till exempel, är två stycken som tänker starta ett företag är handelsbolag ett bra alternativ. En variant av handelsbolag är kommanditbolag. I denna form är det en delägare som har huvudansvaret för företagets skulder, medan övriga delägare enbart har ansvaret kopplat till det kapital de satsat i bolaget. Ett handelsbolag är, i motsats till den enskilda firman, en juridisk person. Bolagsmännen, eller delägarna, bestämmer vem som har rätt att ingå avtal i företagets namn, och vem som ska ha rätt att företräda bolaget. Men, man kan inte genom avtal få bort det gemensamma och solidariska ansvaret gentemot utomstående. I det hänseendet har delägarna i handelsbolaget, eller bolagsmännen som de kallas, alltid ett personligt och solidariskt ansvar.

När man bildar ett handelsbolag är det bra att alltid skriva ett kompanjonavtal, även om man från starten är överens om hur allt ska skötas. I detta avtal reglerar man hur arbetsfördelningen ska se ut, arbetstider, uttag och andra förmåner, befogenheter, hur överskott respektive underskott ska fördelas med mera. Det är också bra att avtala om hur nya delägare kan ansluta sig, och hur man handlar om en delägare vill gå ur, eller av annan anledning försvinner ur bolaget. Det finns inga formella krav eller bestämmelser för hur ett kompanjonavtal ska se ut, men det är bra att försöka få med så med så många punkter som möjligt, så att inga oklarheter uppstår längre fram.

Delägarna i ett handelsbolag räknas inte som anställda, men när man anställer personal tar man på sig vissa förpliktelser. Av den anledningen är det extra viktigt att tänka på det personliga ansvaret man har. I ett kommanditbolag är vissa delägares ansvar begränsat till det de satsat i verksamheten. Dessa delägare kallas kommanditdelägare, och har vanligtvis ingen bestämmanderätt över hur företaget ska skötas. Minst en delägare måste dock ha obegränsat ansvar, och denne kallas komplementär.

Speciella krav för att starta aktiebolag

För att starta ett aktiebolag måste man avsätta ett aktiekapital på minst 50000 kr. I de flesta fall har inte delägarna i ett aktiebolag personligt ansvar för företagets skulder, och detta är ofta en anledning till att man väljer just aktiebolagsformen för sitt företag. Ett aktiebolag styrs av en styrelse och ibland också av en verkställande direktör. I ett privat bolag kan en och samma person vara både VD och styrelseledamot. Tvärtemot vad många tror är de flesta aktiebolag faktiskt enmansföretag. Men, även i dessa små aktiebolag måste det finnas en styrelse, och man måste hålla bolagsstämma.